Conjuntos residenciales. Foto: Suministro miciudadverde.comUno de los principales retos financieros de los conjuntos residenciales y edificios sometidos al régimen de propiedad horizontal en Colombia es la gestión de la cartera vencida. El problema no se limita a los propietarios que incumplen el pago de las cuotas de administración. También exige establecer con claridad el origen de cada obligación, el tiempo de mora, los intereses generados, las gestiones adelantadas y las posibilidades reales de recuperar los recursos.En este contexto, una administración no debería depender de registros informales, hojas de cálculo aisladas o listados que únicamente relacionen el nombre del propietario y el saldo pendiente. Una cartera organizada requiere información verificable sobre cada unidad privada, los conceptos adeudados, los períodos causados, los pagos recibidos, los acuerdos vigentes y los procesos de cobro iniciados.La Ley 675 de 2001 establece que los propietarios están obligados a contribuir al pago de las expensas comunes ordinarias y extraordinarias aprobadas por la copropiedad. La norma también señala que el incumplimiento genera intereses de mora, los cuales pueden llegar hasta una vez y media el interés bancario corriente certificado, sin exceder los límites legales aplicables.Además, las obligaciones relacionadas con cuotas de administración, expensas extraordinarias, multas, sanciones e intereses pueden exigirse mediante un proceso ejecutivo. Para ello, el administrador debe expedir el certificado correspondiente, documento que sirve como soporte para iniciar el cobro judicial cuando las gestiones previas no producen resultados.Sin embargo, el recaudo no debería comenzar en los despachos judiciales. La etapa prejurídica es determinante para confirmar los saldos, identificar pagos pendientes de aplicar, revisar la liquidación de intereses y formalizar acuerdos de pago con los propietarios que enfrenten dificultades temporales.“La cartera vencida no puede manejarse como una simple relación de apartamentos con deuda. Cada saldo debe tener trazabilidad sobre su origen, antigüedad, intereses, soportes y acciones de cobro. Cuando esa información no está organizada, la copropiedad enfrenta un problema que va más allá del recaudo: compromete su control financiero”, afirmó Daniel Laverde, vocero de Properix en Colombia.¿Qué efectos tiene la cartera vencida en conjuntos?El manejo de la cartera también tiene efectos directos sobre la presentación de los estados financieros. Las cuentas por cobrar no siempre conservan el mismo valor económico, especialmente cuando existen obligaciones con largos períodos de vencimiento, acuerdos incumplidos, propietarios no localizables o procesos jurídicos sin avances.El Consejo Técnico de la Contaduría Pública ha señalado que las copropiedades deben evaluar, al cierre de cada período contable, la recuperabilidad de las cuentas por cobrar. Este análisis incluye cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, sanciones, intereses de mora y otras obligaciones a cargo de los copropietarios.Cuando existe evidencia de que una deuda podría no recuperarse en su totalidad, debe reconocerse el deterioro correspondiente. Esta medida evita que los estados financieros presenten cuentas por cobrar por valores nominales que no reflejan las probabilidades reales de recaudo.Para las copropiedades clasificadas en el Grupo 3, el marco técnico contable establece que, ante la falta de certeza sobre la recuperación de una cuenta, debe constituirse una provisión o deterioro que reduzca el valor registrado de la cartera. La evaluación debe realizarse al final de cada período y sustentarse en información objetiva.Una deuda con 30 días de vencimiento, por ejemplo, no representa el mismo nivel de riesgo que una obligación superior a un año, sin acuerdos vigentes o con antecedentes de pagos incumplidos. Por esta razón, la clasificación por edades permite a las administraciones priorizar acciones y tomar decisiones con mayor respaldo.“La gestión prejurídica no comienza con una comunicación de cobro. Comienza con información confiable. Si un pago no fue conciliado, si el saldo está mal causado o si los intereses se calcularon de manera incorrecta, la administración pierde capacidad para exigir la obligación”, agregó Laverde.Centralizar el recaudo permite relacionar cada pago con la unidad privada, el concepto, el período facturado, los intereses, los acuerdos de pago y el registro contable. De esta manera, la administración puede identificar qué obligaciones permanecen pendientes, cuáles fueron pagadas, cuáles requieren seguimiento y cuáles deben analizarse como cartera de difícil cobro.La información también cobra relevancia durante las asambleas de copropietarios. Presentar una cartera segmentada por antigüedad, concepto, gestión realizada, acuerdos activos y deterioro reconocido facilita la toma de decisiones relacionadas con el presupuesto, el flujo de caja y las estrategias de recaudo.