Um erro no salário pode obrigar a rever recibos, corrigir declarações e prestar esclarecimentos aos trabalhadores. Quase uma em cada três organizações inquiridas no European Payroll Study 2025, da Forvis Mazars, admite ter registado falhas no cálculo das remunerações. No mesmo estudo, 60% dos responsáveis pelo processamento salarial revelam dificuldades em acompanhar as alterações à legislação laboral.A investigação, que reuniu mais de mil responsáveis das áreas de processamento salarial, recursos humanos e finanças em 13 mercados europeus, indica ainda que 53% recorrem a prestadores externos para reforçar a precisão dos cálculos e o cumprimento legal. Estudo da Forvis MazarsPerante este cenário, a Ciphra alerta que muitas PME portuguesas continuam a medir o custo do processamento salarial, também conhecido como payroll, apenas pelo tempo necessário para emitir os recibos de vencimento. Ficam de fora tarefas como a recolha e validação de informação, a atualização dos sistemas e a correção de falhas.Leia também: 3,4% de aumento salarial. É suficiente para segurar o talento? Os custos que não aparecem no recibo de vencimento«O custo do payroll interno raramente aparece concentrado numa única linha. Está disperso pelas horas dedicadas pela equipa, pela validação de dados, pelas atualizações dos sistemas, pelos esclarecimentos aos trabalhadores e pelo tempo necessário para corrigir um erro», explica Maria João de Figueiredo, CEO da Ciphra, em comunicado.O processamento salarial cruza informação sobre admissões, alterações contratuais, férias, faltas, prémios, benefícios, retenções e contribuições. Um dado incorreto pode desencadear correções em vários pontos, das declarações fiscais aos movimentos contabilísticos.Para a Ciphra, o impacto de um erro deve ser medido pelo tempo necessário para o corrigir, pelo risco de incumprimento e pelas consequências na confiança dos trabalhadores. PME: quando o conhecimento depende de uma só pessoaEm Portugal, as pequenas e médias empresas representavam 99,9% do total de empresas em 2024, enquanto as microempresas correspondiam a 96,1% do total, segundo dados do INE disponibilizados pela PORDATA.Nas estruturas mais pequenas, a Ciphra chama a atenção para o risco de concentrar o conhecimento e a execução do processamento salarial em poucas pessoas. Férias, ausências ou a saída de um profissional podem expor fragilidades quando os procedimentos não estão documentados e não existe capacidade de substituição.A frequência das alterações legais acrescenta pressão. No estudo da Forvis Mazars, 62% dos responsáveis identificam as atualizações regulamentares como um dos principais desafios operacionais e 48% consideram o cumprimento legal decisivo na escolha entre manter o processamento salarial dentro da empresa ou recorrer a um prestador externo. Segurança dos dados ganha peso nas decisõesA proteção da informação é outra prioridade. O estudo HR & Payroll Pulse 2025, da SD Worx, realizado junto de cerca de 5.600 responsáveis e 16 mil trabalhadores em 16 países europeus, indica que 47% das empresas estão a reforçar o investimento no cumprimento da legislação laboral e 46% na segurança dos dados de processamento salarial.O inquérito apontava também para um crescimento da externalização parcial: de 36% das empresas analisadas em 2025 para 41% até 2028. Trata-se de uma expectativa recolhida no estudo, cujo universo não inclui Portugal.Segundo o estudo, o recurso a equipas especializadas pode ajudar a distribuir conhecimento, criar procedimentos de validação e assegurar a continuidade do serviço, libertando recursos internos para a gestão de pessoas. Externalizar o processamento salarial implica perder controlo?«Externalizar o processamento salarial não significa perder controlo. A empresa deve continuar a decidir sobre remunerações, benefícios e políticas internas, além de validar a informação antes do fecho», afirma Maria João de Figueiredo.A recomendação da Ciphra é avaliar o custo total do processo, contabilizando as horas envolvidas, as validações necessárias, a frequência dos erros, o tempo gasto em correções e a capacidade de substituir a pessoa responsável.A escolha entre um modelo interno, externo ou híbrido deve considerar a dimensão da equipa, a complexidade das remunerações, o ritmo de contratação e os recursos disponíveis. Para a empresa, a prioridade é garantir que o pagamento dos salários não fica dependente de conhecimento informal ou da disponibilidade permanente de uma única pessoa.O conteúdo Quase um terço das empresas europeias admite erros nos salários aparece primeiro em Revista Líder.