As políticas internas de viagens e despesas continuam a ser uma zona sensível nas empresas. Segundo o inquérito anual Global Business Travel Survey, da SAP Concur, um em cada dois viajantes de negócios admite ter contornado as políticas de Travel & Expenses (T&E) da sua empresa pelo menos uma vez ao longo da carreira.O estudo mostra que o problema não está apenas nas violações diretas das regras, mas também na forma como os colaboradores interpretam políticas flexíveis, lidam com processos internos e gerem a perceção sobre os seus próprios gastos. A linha que separa a vida pessoal da corporativa esbate-seEntre os comportamentos identificados, 6% dos viajantes admitem ter usado descontos corporativos para reservar viagens pessoais, 7% prolongaram uma viagem de negócios sem utilizar férias ou informar o gestor, e 1% refere ter usado fundos da empresa para despesas pessoais.Há também casos relacionados com acompanhantes. 8% afirmam ter pago refeições ou despesas de outras pessoas com fundos da empresa, enquanto outros 8% dizem ter levado convidados que não são colaboradores numa viagem de trabalho. Millennials e Geração Z admitem mais desvios às regrasA aceitação destes comportamentos varia entre gerações. Apenas 32% dos Baby Boomers e 37% da Geração X admitem ter contornado políticas de despesas de viagem, contra 55% dos Millennials e 55% da Geração Z.A hierarquia também pesa. Entre os executivos, 54% afirmam já ter contornado políticas de despesas de viagem, em comparação com 49% dos não executivos.Quando questionados sobre as razões, 49% dos viajantes apontam para políticas flexíveis que permitem justificar a maioria das despesas. Outros 11% encaram estes comportamentos como uma forma de compensar salários considerados injustos, enquanto 6% referem processos internos de verificação deficientes, nos quais as violações provavelmente passariam despercebidas.Além disso, 9% dos viajantes dizem sentir pouca lealdade para com uma empresa que restringe os seus hábitos de viagem, e outros 9% consideram estes comportamentos normais porque «toda a gente o faz». Há despesas legítimas que nem chegam a ser declaradasO estudo revela ainda outro lado da gestão de despesas: há colaboradores que evitam apresentar custos legítimos. No último ano, 13% dos viajantes de negócios afirmam ter deixado de declarar despesas válidas para evitar chamar atenção indesejada.A perceção no local de trabalho é um dos principais fatores. 17% dos viajantes admitem adiar o envio de uma nota de despesas por receio de serem vistos como alguém que gasta muito, enquanto 11% dizem fazê-lo para evitar a impressão de que gastam mais do que os colegas.Outros justificam a decisão com uma preocupação acrescida com os fundos da empresa. 30% dos viajantes não apresentariam um pedido de reembolso se a despesa lhes trouxesse benefícios pessoais, 13% evitariam pedidos que os levassem a ultrapassar o orçamento pré-aprovado para a viagem, e 8% não o fariam se não esperassem que a despesa fosse aprovada.Para João Carvalho, Head of Finance da SAP and Spend Management Southern Europe, a resposta passa por políticas claras e equilibradas. «Quando as políticas são claras, justas e fáceis de seguir, deixam de ser apenas um conjunto de regras para se transformarem numa ferramenta que capacita as pessoas. O objetivo não é controlar cada decisão, mas criar um ambiente de confiança onde os colaboradores possam focar-se no seu trabalho e viajar com a segurança de saber exatamente o que é esperado deles», afirma.Segundo o responsável, as organizações que conseguem esse equilíbrio «não só reforçam a conformidade, como também fortalecem o compromisso, a transparência e a cultura empresarial».O conteúdo Metade dos viajantes de negócios já contornou as políticas de despesas da empresa aparece primeiro em Revista Líder.