Когда процессы усложняются и вовлекают всё больше сотрудников, для их ведения становится недостаточно мессенджеров, таблиц Excel или почты. Возникает необходимость перевести операции в специализированные системы класса BPM. В этой статье разберемся, какие платформы представлены на российском рынке и как выбрать среди них подходящую.Что такое система управления бизнес-процессами организацииBPM (Business Process Management, управление бизнес-процессами) — подход, при котором работа компании рассматривается как система взаимосвязанных процессов. Эта методика помогает объединить разрозненные действия в упорядоченную цепочку по созданию ценности с конкретными сроками и ответственными.Чтобы реализовать такой подход в организации, используются BPM-системы. У них есть набор инструментов, которые дают возможность решать большой перечень задач:моделирование процессов с этапами, условиями, ответственными и сроками;автоматизация согласований;отслеживание выполнения задач;формирование маршрута задач по настроенным правилам;интеграция с корпоративными системами;отчетность для улучшения процессов.Большинство современных платформ дают возможность выстраивать процессы из готовых элементов в визуальном редакторе.В чем отличие BPM от ECM, ERP и CRMВсе эти системы помогают повысить эффективность бизнеса и автоматизировать работу, но отвечают за разные направления деятельности. В чем именно заключается разница, показали в таблице.СистемаСпецификаECMПредназначен для работы с корпоративным контентом и документами на протяжении всего их жизненного циклаERPИспользуется для управления производством, поставками, финансами и другими ресурсами компанииCRMАвтоматизирует продажи, цифровизирует учет сделок, ведение базы контактов и лидовBPMУправляет внутренними бизнес-процессами компанииКак выбрать систему управления бизнес-процессамиПри подборе платформы следует обращать внимание на несколько ключевых критериев.Управление документамиБизнес-процессы тесно взаимосвязаны с созданием документации, изображений, записей. Если система класса BPM содержит модуль для работы с ними, это существенно упрощает работу и дает возможность избежать дополнительных интеграций.No-/low-code-инструментыОни помогают быстро и без глубокого погружения в код настроить платформу под потребности конкретного бизнеса и избежать долгой и дорогой разработки. При этом важно, чтобы визуальные инструменты были информативными и удобными, редакторы форм — проработанными.Готовые модулиУдобно, когда в платформе уже есть набор шаблонных процессов. Как правило, готовые блоки разработаны на основе реального опыта компаний и содержат типовые сценарии и бизнес-логику. Такой подход экономит бюджет и время при внедрении системы, сокращает объем работ по настройке.Встроенный ИИИскусственный интеллект упрощает работу с документами и экономит время на выполнение рутинных задач. Поэтому при выборе важно оценивать, насколько глубоко ИИ встроен в систему управления бизнес-процессами и какие операции может взять на себя.Изображение сгенерировано ИИМасштабируемостьСовременные бизнес-процессы обладают сложной логикой, в системе могут работать десятки тысяч человек одновременно. По этим причинам платформа должна справляться с высокими нагрузками.Кроме того, со временем задачи усложняются, увеличивается количество сотрудников, появляются новые сценарии для автоматизации. Важно, чтобы BPM-система могла расти вместе с бизнесом и была оснащена инструментами для масштабирования и отказоустойчивости, чтобы с ростом нагрузки она не теряла в качестве.Варианты поставкиРазвернуть систему можно двумя способами:Локально, когда ПО устанавливается на серверах клиента. Такой вариант подходит компаниям, в которых требуется полный контроль над инфраструктурой и данными, возможность глубоко адаптировать систему или действуют повышенные требования к информационной безопасности.В облаке, когда система размещается в инфраструктуре провайдера или вендора. Этот вариант нужен, если важно быстро запустить систему, снизить затраты на собственную ИТ-инфраструктуру и легко масштабировать решение.ЦенаВажно учитывать совокупную стоимость владения (TCO) BPM-платформой. Она включает лицензирование, поддержку, обновления, настройку интеграций, услуги внедрения и т.д. Это поможет объективно сравнить варианты, оценить реальные затраты на использование платформы и избежать непредвиденных расходов.Рейтинг BPM-систем: 10 популярных отечественных продуктовНа рынке представлены продукты несколько крупных вендоров. Рассмотрим, чем они отличаются, какие плюсы и минусы есть у каждой платформы.Directum RXЭто интеллектуальная платформа для управления компанией. Набор встроенных BPM-инструментов дает возможность:моделировать бизнес-процессы. С помощью no-/low-code-инструментов можно адаптировать встроенные шаблоны и создавать новые, редакторы форм позволяют настраивать интерфейс системы под требования компании.исполнять процессы. Сотрудникам нужно только сформулировать содержание, обозначить тему, приложить необходимые документы и стартовать операции.вести контроль. Наглядные виджеты и отчеты, которые можно настраивать индивидуально, показывают состояние процесса и статус работ.Интерфейс Directum RXИнтерфейс Directum RX интуитивно понятен, встроенные подсказки помогают изучить доступные функции. Изображение взято с сайта directum.ruНа платформе могут одновременно работать 50 тыс. пользователей, что подтверждает готовность к высокой нагрузке и возможность горизонтального масштабирования.В Directum RX встроены ИИ-инструменты, они берут на себя рутинные операции и значительно упрощают обработку документов.Интерфейс Directum RXВстроенный ИИ заполняет поля карточки документа. Если искусственный интеллект не уверен в правильности данных, он подсвечивает их желтым. Изображение взято с сайта directum.ruНа базе платформы разработана экосистема продуктов для управления стратегией, кадровыми процессами, корпоративными услугами и сервисами, проектной деятельностью и для классических задач электронного документооборота.ПреимуществаМного готовых решений для бизнес-задачНастройка происходит с помощью no-/low-code-инструментовЕсть мобильный суперапп, который объединяет все информационные системы и коммуникации компанииОрганизована большая партнерская сетьВозможна установка в облаке на выделенных серверах вендора или в частном облакеДоступен вариант с локальным развертыванием платформыНедостаткиДля локальной обновления и техподдержка платные со второго годаНе поддерживает нотации EPC, IDEFПервая формаBPM-система для управления бизнес-процессами, проектами, документооборотом, взаимодействиями с клиентами и организации эффективных коммуникаций. Система дает возможность моделировать маршруты процессов в визуальном редакторе без использования специализированных нотаций.Изображение взято с сайта 1forma.ruПреимуществаРазработано большое количество настраиваемых модулейУровень стоимости средний по сравнению с конкурентамиНедостаткиНет демодоступаELMA365BPM-система для автоматизации и роботизации бизнес-процессов и CRM. Администраторы могут создавать и настраивать процессы, запускать их выполнение, отслеживать результаты, выявлять возможности для оптимизации с помощью визуального конструктора.Для работы с документами и корпоративным контентом встроен ECM-модуль.Изображение взято с сайта elma365.comПреимуществаЕсть возможность гибкой настройки с помощью low-codeПроцессы и документооборот бесшовно интегрированыЕсть широкие возможности интеграцииНедостаткиМинимальный заказ локальной поставки — 20 лицензийСтоимость локальной поставки может быть завышенаComindware PlatformLow-code BPM-платформа, которая дает возможность управлять корпоративной ИТ-архитектурой, автоматизировать бизнес-процессы и разрабатывать приложения. Система настраивается без использования кода. Настроены коннекторы к популярным сервисам, что обеспечивает бесшовный обмен данными. Для моделирования и исполнения процессов используется визуальная схема в нотации BPMN 2.0.Изображение взято с сайтаcomindware.ruПремуществаВстроен универсальный конструктор процессовНастройка системы происходит без использования кодаРазработана удобная мобильная версияНедостаткиСложные сценарии требуют кодаСтоимость формируется непрозрачноDocsVisionLow-code-платформа для управления бизнес-процессами, которая подходит для крупных компаний и организаций госсектора. Вендор предлагает большое количество визуальных конструкторов для быстрой и гибкой адаптации решений.ПреимуществаЕсть готовые решения для документооборота, кадрового ЭДО, электронных архивов и некоторые другиеПлатформа настраивается с помощью low-code-инструментовВеб-интерфейс персонифицированНедостаткиНабор BPMS-решений ограниченНет облачного варианта поставки с оплатой по модели подпискиPyrusLow-code-платформа для автоматизации бизнес-процессов. Маршруты согласований настраиваются по условиям и не требуют навыков программирования. В зависимости от приоритета система автоматически продвигает зависшие поручения, отправляет уведомления в мессенджерах и на электронную почту.ПреимуществаХранит все версии процессовОсвоение проходит быстро благодаря простому интерфейсуСлужба поддержки работает 24/7НедостаткиСтоимость корпоративной версии высокаяVisary BPMРоссийская BPM-система с инструментами, которые дают возможность моделировать, контролировать и анализировать бизнес-процессы различной сложности. В визуальном конструкторе можно настраивать отправку поручений, согласования, мониторинг и подписание документов с помощью ЭП.ПреимуществаПлатформа настраивается с помощью no-/low-codeРазработан простой в освоении интерфейсУдобно управлять правами доступа с помощью визуального конструктораНедостаткиНет демодоступаСтоимость формируется по итогам встречи с менеджеромБитрикс24Содержит встроенный BPM-модуль для моделирования процессов с помощью визуального конструктора сценариев. В системе уже есть готовые шаблоны для обработки документов, выплат, согласования заявлений и т.д.ПреимуществаГибкая и простая настройка процессов без написания кодаЕсть BI-возможностиНастроенная интеграция с продуктами 1СНедостаткиCRM-система со встроенным BPM-модулемНе подходит для крупных компанийПодведем итоги обзора BPM-систем в сводной таблице.ВендорBPMS-системаДизайнер процессовУправление документамиПоддерживаемые нотацииЭлементы Process Intelligence и ИИ-сервисыНабор прикладных модулейМониторинг процессовВарианты поставки ПОПринципы no-/low-codeИнформация о нагрузочных тестахDirectumDirectum RXУдобный, понятный, многофункциональныйИнтеллектуальная ECM-система — ключевой продукт компанииСобственная нотация (упрощенная BPMN)+Экосистема решений для управления компаниейПользовательский, администраторскийЛокально, в облакеNo-/low-code+Первая формаПервая формаПонятный, функциональныйПроработанное решениеСобственная нотация, BPMN, FSM-Широкий набор решенийПользовательскийЛокально, в облакеLow-code-ELMAELMA365Удобный, понятный, многофункциональныйМодуль покупается отдельноBPMN, DMN+Широкий набор решенийПользовательский, администраторскийЛокально, в облакеLow-code+ComindwareComindware PlatformУдобный, понятный, многофункциональныйГотовое решение для документооборотаBPMN, DMN, IDEF+Много разнопрофильных модулейПользовательскийВ облакеLow-code-DocsVisionDocsVisionПонятный, функциональныйСЭД — ведущий продукт вендораСобственная нотация-Есть несколько прикладных решенийПользовательский, администраторскийЛокальноLow-code-PyrusPyrusНетТолько кадровый ЭДОСобственная нотация+Есть несколько прикладных решенийПользовательскийЛокально, в облакеLow-code-Бизнес АвтоматикаVisary BPMФункциональный, есть недостатки при настройке старта процессовРазработана собственная СЭДBPMN+Ограниченный функционалПользовательскийЛокально, в облакеNo-/low-code-1С-БитриксБитрикс24Развивающийся модуль, построенный на базе CRMРабота с документами есть, но отдельной СЭД нетСобственная нотация-Развивающийся продуктПользовательскийВ облакеНе указано+Как внедрить систему управления бизнес-процессами компанииНе нужно стараться охватить разом все процессы, иначе проект растянется по времени и усложнится. Кроме того, сотрудникам будет сложнее адаптироваться к работе в новой системе. Эффективнее внедрять платформу поэтапно:Проанализируйте процессы. Зафиксируйте, как они работают сейчас, кто выполняет роли ответственных, где возникают задержки и т.д. Важно честно описывать текущую ситуацию. Анализ помогает получить подробное описание операций и понять, как их можно оптимизировать.Выберите пилотный процесс. Для первого этапа внедрения лучше подобрать задачи, которые, например, занимают много времени или включают большое количество ручных операций. Пилот поможет протестировать возможности платформы, получить первые измеримые результаты и принять решение о дальнейшем внедрении.Смоделируйте первый процесс. Настройте необходимые маршруты, роли, уведомления, интеграции, после чего запустите тестовую эксплуатацию на небольшой группе. На этом этапе важно собрать подробную обратную связь, чтобы адаптировать систему под реальные рабочие задачи.Обучите сотрудников. После завершения пилотного проекта и доработок можно переходить к полноценной эксплуатации платформы. В процессе важно показать пользователям, как работать в новой системе, а также объяснить, для чего необходимо ее внедрение.Масштабируйте платформу. Когда работа пилотных процессов отлажена и показывает эффект, можно переводить в цифровой формат и другие задачи по такой же схеме.ИтогиЧтобы получить эффект от системы управления бизнес-процессами предприятия, важно комплексно подойти к проекту внедрения: определить цели, понять наиболее важные критерии при выборе платформы и учесть перспективы ее развития.Не менее важно объективно оценить текущие бизнес-процессы. Если просто перенести неэффективные операции в цифровую среду, BPM-система не даст результата, прежние проблемы компании сохранятся.