«Estou de férias. Não tenho acesso a emails.» «Estou a mergulhar nas Maldivas.» «Volto quando voltar.» Estas mensagens podem parecer inofensivas, mas dizem mais sobre um trabalhador do que se possa pensar.Embora seja frequentemente encarada como um simples automatismo, a mensagem de out of office também reflete a forma como as organizações comunicam e gerem as expectativas de clientes, parceiros, fornecedores e candidatos.Uma resposta automática bem estruturada transmite organização, assegura a continuidade da comunicação e demonstra que existem processos preparados para que o trabalho continue durante o período de férias. Como escrever uma boa mensagem de out of office?A Gi Group Holding reuniu sete cuidados a ter antes de ativar a resposta automática, mostrando como pequenos detalhes podem contribuir para uma comunicação mais eficaz. 1. Indique claramente o período de ausênciaO primeiro objetivo da mensagem é informar que o profissional se encontra temporariamente indisponível e esclarecer quando será possível esperar uma resposta.Sempre que possível, deve ser indicada a data de regresso, informando que as mensagens serão respondidas após a retoma da atividade. Uma comunicação simples e objetiva ajuda a gerir expectativas e evita dúvidas. 2. Deixe um contacto alternativoAs férias de um profissional não devem significar a interrupção do acompanhamento aos clientes ou parceiros. Quando existam assuntos que possam exigir uma resposta antes do regresso, deve ser indicado o contacto de um colega, equipa ou departamento responsável. Além de facilitar a comunicação, esta prática demonstra organização e menor dependência de uma única pessoa. 3. Não partilhe informação desnecessáriaO destino das férias, o motivo da ausência e os detalhes da viagem não acrescentam informação relevante à resposta automática e podem expor dados pessoais desnecessariamente.A mensagem deve limitar-se ao essencial: período de ausência, data prevista de regresso e contacto alternativo, quando aplicável. 4. Mantenha um tom profissionalApesar de o verão convidar a um registo mais descontraído, a mensagem pode ser recebida por clientes, candidatos, parceiros ou fornecedores.O tom deve, por isso, estar alinhado com o estilo de comunicação, a identidade e a cultura da empresa, garantindo uma experiência coerente para quem tenta entrar em contacto com a organização. 5. Não crie expectativas difíceis de cumprirExpressões como «não tenho acesso ao email» ou «responderei assim que possível» podem transmitir expectativas que nem sempre correspondem à realidade.A recomendação é comunicar de forma transparente e indicar que as mensagens serão respondidas após o regresso, sem assumir compromissos que poderão não ser cumpridos. 6. Aposte numa mensagem curtaUma resposta automática demasiado extensa dificulta a leitura e pode esconder a informação realmente importante.Uma boa mensagem de out of office deve ser breve, objetiva e fácil de compreender, contendo apenas os elementos necessários para orientar quem entra em contacto. 7. Trate a resposta como comunicação institucionalMesmo durante as férias, cada interação influencia a perceção que clientes e parceiros têm da organização.Durante vários dias, a mensagem de out of office poderá ser o único contacto entre um profissional e quem tenta comunicar com a empresa. Deve, por isso, refletir os mesmos padrões de profissionalismo, clareza e atenção ao cliente aplicados às restantes comunicações institucionais.O conteúdo «Estou nas Maldivas»: estas são as 7 dicas para escrever uma mensagem ‘out of office’ aparece primeiro em Revista Líder.