Ilustrasi – surat resmi (Pixabay/Andrewlloydgordon)YOGYAKARTA – Tahukah Anda apa perbedaan surat resmi dan surat pribadi? Istilah surat resmi merujuk pada surat yang dikeluarkan oleh instansi atau lembaga (pemerintah atau swasta) untuk kepentingan komunikasi formal. Sementara surat pribadi merupakan surat yang berisi pesan personal untuk keperluan non-resmi.Surat yang dikeluarkan oleh instansi dan surat yang dibuat oleh individu sebenarnya sama-sama dapat disebut surat resmi. Akan tetapi, surat pribadi lebih bersifat personal meski tetap formal. Sebaliknya, surat instansi mencerminkan wewenang organisasi dalam komunikasi formal.Agar lebih memahaminya, simak perbedaan surat resmi dan surat pribadi dalam ulasan di bawah ini.Apa Perbedaan Surat Resmi dan Surat Pribadi? Dihimpun dari berbagai sumber, perbedaan surat resmi dan pribadi dapat dilihat dari tujuan, format, penggunaan bahasa, dan pengirim surat. Berikut penjelasannya. Tujuan Surat resmi ditujukan untuk urusan kedinasan, instansi, atau organisasi. Surat ini biasanya berisi informasi resmi seperti izin, undangan, atau penugasan. Surat resmi juga berfungsi sebagai sarana komunikasi yang sah dan kredibel antara instansi, perusahaan, atau perorangan dalam konteks formal, serta menjadi bukti otentitk dan pedoman kerja tertulis.Sementara surat pribadi dibuat untuk komunikasi personal atau informal, seperti mengekspresikan perasaan dan pikiran, serta mempererat hubungan dengan orang terdekat seperti keluarga atau teman.Format Surat resmi yang dikeluarkan instansi memiliki format baku yang ketat. Format atau struktur surat resmi yakni:Kop suratTempat dan tanggal suratNomor suratLampiran (jika ada)Hal/perihalAlamat penerimaSalam pembukaIsi suratNama pengirim dan tanda tanganSetempel instansiPada surat pribadi, formatnya bebas dan tidak terikat pada peraturan formal. Adapun format suratnya sebagai berikut:Tempat dan tanggal suratAlamat penerimaSalam pembukaParagraf pembukaIsi suratSalam penutupNama pengirim dan tanda tanganBahasa Bahasa dalam surat resmi harus menggunakan bahasa baku dan formal yang sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar, termasuk Ejaan Yang Disempurnakan (EYD). Bahasa tersebut harus singkat, jelas, lugas, efektif, sopan, dan tidak bertele-tele agar maksudnya mudah dipahami.Tak hanya itu, surat resmi juga menghindari penggunaan istilah yang ambigu untuk menghilangkan kemungkinan salah tafsir.Hal ini berbanding terbalik dengan surat pribadi yang menggunakan bahasa yang lebih santai dan komunikatif. Meski begitu, isi surat harus tetap sopan dan disesuaikan dengan tingkat keakraban dengan penerima surat.Pengirim Surat pribadi dibuat oleh instansi atau lembaga, bukan perorangan. Dalam surat ini, identias pengirim harus jelas dan lengkap.Di lain sisi, surat pribadi ditulis oleh individu untuk individu lain, identitas pengirim bisa lebih ringkas dan tidak harus resmi.Salam pembuka/penutup Surat resmi yang dibuat instansi umumnya menggunakan salam formal seperti “Dengan hormat” atau “Kepada Yth”.Sementara surat pribadi menggunakan salam yang lebih bervariasi dan santa, seperti “Halo”, atau “Sahabatku”.Contoh Surat Resmi Agar lebih memahaminya, perhatikan contoh surat resmi berikut:PEMERINTAH KABUPATEN MALANGDINAS PENDIDIKANJl. Raya Panji No. 25 Malang, Telp. (0341) 765432Email: disdik@malangkab.go.idSURAT EDARANNomor: 420/1234/35.07.101/2025TentangPelaksanaan Kegiatan Lomba Kebersihan Sekolah Tahun 2025KepadaYth. Kepala Sekolah SD dan SMP Negeri/Swastadi Lingkungan Dinas Pendidikan Kabupaten MalangDengan hormat,Dalam rangka meningkatkan kesadaran warga sekolah terhadap pentingnya menjaga kebersihan dan keindahan lingkungan, Dinas Pendidikan Kabupaten Malang akan melaksanakan Lomba Kebersihan Sekolah Tahun 2025 yang akan diselenggarakan pada:Hari/Tanggal : Senin, 10 Maret 2025Waktu : Pukul 08.00 WIB – selesaiTempat : Setiap lingkungan sekolah masing-masingAdapun aspek penilaian meliputi kebersihan ruang kelas, lingkungan sekolah, taman, serta pengelolaan sampah. Kami mengharapkan partisipasi aktif seluruh sekolah untuk mengikuti kegiatan ini dengan sebaik-baiknya.Hasil lomba akan diumumkan pada tanggal 25 Desember 2025, dan bagi sekolah yang meraih juara akan diberikan penghargaan oleh Bupati Malang pada acara Hari Pendidikan Nasional.Demikian surat edaran ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.Malang, 20 Februari 2025Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Malang(tanda tangan dan stempel)(Nama Kelapa Dinas Pendidikan Kab Malang)NIP. (XXXX)Contoh Surat Pribadi Malang, 4 November 2025Kepada Sahabatku tercinta,Rina Ameliadi SurabayaHalo Rina,Apa kabar? Semoga kamu dan keluarga selalu dalam keadaan sehat dan bahagia. Sudah lama sekali kita tidak saling bertukar kabar sejak terakhir bertemu waktu reuni di sekolah tahun lalu. Aku benar-benar merindukan momen-momen saat kita belajar bersama dan bercanda di kelas.Sekarang aku sedang sibuk kuliah di Universitas Negeri Malang, jurusan Pendidikan Bahasa Indonesia. Tugas kuliah cukup padat, tapi aku menikmati setiap prosesnya. Bagaimana denganmu? Aku dengar kamu sekarang bekerja di salah satu perusahaan di Surabaya. Semoga pekerjaanmu lancar dan menyenangkan, ya.Oh ya, liburan semester depan aku berencana ke Surabaya selama seminggu. Kalau kamu tidak sibuk, aku ingin sekali bertemu dan menghabiskan waktu bersama seperti dulu. Mungkin kita bisa jalan-jalan ke tempat-tempat baru atau sekadar ngobrol di kafe favorit kita.Sekian dulu surat dariku. Aku tunggu balasan suratmu, Rin. Jaga kesehatan dan semangat selalu dalam menjalani hari-harimu.Sahabatmu,KiranaDemikian informasi tentang perbedaan surat resmi dan surat pribadi. Semoga artikel ini bisa menambah wawasan pembaca. Untuk mendapatkan update berita pilihan lainnya, baca terus VOI.ID.