O uso não autorizado de tecnologia no trabalho, mais conhecido como shadow IT, é um desafio empresarial com implicações para a segurança, finanças e a conformidade regulamentar. Atualmente, as ferramentas de produtividade de IA agravam o problema, de acordo com a WalkMe, 78% dos funcionários admitem usar sistemas de IA não aprovados no trabalho.A conversa nos media destacou o desafio das shadow IT, mas há pouco diálogo sobre o impacto nas funções individuais do negócio, como as viagens. Então, o que está a causar o shadow IT nas viagens? E ao invés de apenas mitigar os seus efeitos, como podem os líderes de TI e RH abordar a raiz do problema? 1. Porque é que os colaboradores utilizam shadow IT para a reserva de viagens?Quando os colaboradores enfrentam obstáculos para reservar viagens com ferramentas autorizadas, recorrem a plataformas não aprovadas para encontrar transporte e acomodação.Geralmente, deve-se a um caso de má experiência do utilizador. Fluxos de trabalho lentos, rígidos ou pouco intuitivos que levam os colaboradores a optar por ferramentas mais convenientes e voltadas para o consumidor, que têm o apelo adicional da familiaridade do utilizador.Por exemplo, se demorar demasiado tempo para carregar os anúncios dos hotéis ou a guardar os hotéis favoritos na plataforma de reservas de viagens da organização, a equipa de marketing pode recorrer a uma aplicação de reservas de terceiros para comparar preços e disponibilidade. Muitos também acreditam que podem obter tarifas mais baratas ou melhores.Os colaboradores tendem a sair do fluxo de trabalho de reservas de viagens em qualquer fase em que se encontrem dificuldades. Se chegar ao checkout, mas não conseguir usar o método de pagamento preferido, ou se não tiver a opção de ganhar pontos através de um programa de fidelização, é provável que mude para uma plataforma alternativa. Para evitar este cenário, é essencial proporcionar uma experiência fluída desde a pesquisa até à compra. 2. Os impactos da shadow IT nas viagensQuando a shadow IT entra nos processos de viagens e despesas (T&E), pode ter impactos dispendiosos nos resultados financeiros. As reservas em sistemas não autorizados podem resultar em compras fraudulentas, descontos perdidos e encargos administrativos, que somam milhões de euros em despesas e poupanças perdidas. Estas são as principais fontes de prejuízo financeiro:Fraude direta e perdas por reembolso: recibos falsos, pedidos de reembolso inflacionados e declarações duplicadas de despesas são potencialmente mais difíceis de rastrear e avaliar para as empresas quando as reservas são feitas em ferramentas de terceiros;Reservas ilegítimas e fornecedores fraudulentos: sites fraudulentos de reservas e portais comprometidos que podem causar fraudes diretas com cartões, exigindo investigações.Despesas ineficientes: os colaboradores perdem o acesso a tarifas e descontos corporativos ao reservarem através de canais não aprovados;Custos administrativos: a necessidade de relatórios manuais, procura de recibos e a coordenação de várias fontes de pagamento aumentam a carga de trabalho e os custos de processamento. Além disso, os dados fragmentados resultam em relatórios inadequados e análises inconsistentes, aumentando o tempo de processamento dos relatórios de T&E.O impacto da shadow IT sente-se em muitos aspetos das viagens. As reservas feitas por terceiros podem comprometer a capacidade do empregador de cumprir o seu dever de assistência quando os colaboradores não registam os detalhes das suas viagens ou quando mudam à última da hora. Sem um registo digital de auditoria a seguir, os travel agents não têm visibilidade sobre os movimentos dos colaboradores e podem ter dificuldade em contactá-los em situações de emergência.Os sistemas de T&E não aprovados também aumentam a vulnerabilidade de segurança. Estas ferramentas normalmente lidam com dados confidenciais, incluindo informações pessoais de funcionários, transações financeiras e itinerários de viagem. Sem proteções, são um ponto de entrada privilegiado para agentes maliciosos, colocando viajantes e organizações de todas as dimensões em risco de fraude, roubo de identidade e prejuízos financeiros.Por fim, a shadow IT pode comprometer a conformidade regulamentar. À medida que estruturas rigorosas como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), a Lei Sarbanes-Oxley de 2002 (SOX) e a Norma de Segurança de Dados da Indústria de Cartões de Pagamento (PCI DSS) impõem exigências cada vez maiores às práticas organizacionais de dados, existem muitas empresas que estão a infringir as normas relativas à privacidade e retenção de dados, relatórios financeiros e outros, o que pode resultar em danos permanentes à reputação, sem mencionar multas que chegam a milhares de milhões. 3. Iluminando a shadow ITO surgimento de ferramentas de IA orientadas para o consumidor complicou o panorama da shadow IT. As plataformas de reservas de viagens habilitadas por IA prometem ganhos de eficiência significativos, mas muitos dos colaboradores desconhecem os potenciais riscos que representam.Sabe-se que os modelos de IA por vezes extraem dados desatualizados ou invalidados, levando a resultados pouco precisos. Ou, se os colaboradores utilizarem ferramentas de IA para encontrar “melhores ofertas” fora das plataformas de reservas estabelecidas, isso pode, mais uma vez, comprometer a estratégia das viagens corporativas. Além disso, se os colaboradores introduzirem dados corporativos confidenciais ou itinerários de viagem em ferramentas não geridas, isso também pode levar a violações de dados, riscos de segurança nas viagens e incumprimento das normas de privacidade. Por exemplo, se um colaborador utilizar aplicações de digitalização para consumidores, aplicações não autorizadas de captura de recibos ou extensões de navegador não aprovadas, os recibos que contenham informações pessoais podem ser carregados para armazenamento numa cloud não aprovada. Uma aplicação OCR (reconhecimento ótico de caracteres) gratuita pode armazenar imagens em servidores de terceiros. Tal violação poderia expor os padrões de viagem dos colaboradores e os detalhes das transações. 4. Como combater o shadow ITAs equipas devem trabalhar em conjunto para dissuadir os colaboradores de utilizarem ferramentas não autorizadas. Mas para além de uma proibição geral de ferramentas de terceiros, que os dados mostram não ser eficazes, que mudanças nas políticas e estratégias de gestão de mudanças podem ser implementadas?A formação dos colaboradores é a primeira linha de defesa. A formação regular dos colaboradores em riscos de shadow IT, normas de segurança e requisitos de conformidade é um passo importante deste processo. Isto permitirá aos colaboradores compreender melhor como os sistemas aprovados são essenciais para proteger os dados, o bem-estar financeiro e o dever de cuidado da organização.Se a sua empresa ainda não o fez, pode ser altura de estabelecer diretrizes sobre o uso da IA. Comunique os benefícios e riscos e crie uma cultura que incentive a implementação responsável, para que as pessoas não sintam necessidade de usar ferramentas de IA em segredo. Mapear e planear são a chave para evitar problemasEmbora possa parecer contraintuitivo, descobrir as ferramentas que os colaboradores utilizam pode ajudar a ilustrar onde existem lacunas na pilha tecnológica da organização e os tipos de recursos e fluxos de trabalho que os colaboradores esperam das ferramentas de viagem.Em última análise, a melhor forma de combater a shadow IT é um portfólio tecnológico que incorpora plataformas de T&E seguras, bem configuradas e de nível consumidor. Invista em ferramentas intuitivas que permitam aos viajantes reservar e gerir as suas viagens com facilidade. Não deviam sentir-se obrigados a usar aplicações corporativas para gerir os seus dados, organizar itinerários e conseguir promoções em reservas.A IA tem um papel fundamental a desempenhar, à medida que passa de um chat baseado em prompts para antecipar proactivamente as necessidades dos viajantes e executar tarefas. As plataformas de reservas baseadas em IA ajudam os viajantes a transformarem-se em travel agents confiantes e conhecedores em políticas, utilizando:Planeamento conversacional da viagem: em linguagem natural, os viajantes podem dizer “Reserva-me um voo para Barcelona na quarta-feira à noite” para criar itinerários instantâneos alinhados com as preferências dos utilizadores;Personalização em conformidade com as regras: os assistentes de IA recomendam opções que cumprem tanto as preferências do viajante como as regras da empresa, para que cada escolha de itinerário se mantenha dentro da política;Contexto integrado das despesas: a divisão em tempo real dos preços e a justificação da classe de viagem ajudam a evitar surpresas quando os colaboradores apresentam as suas despesas.Ao equipar os seus colaboradores com as melhores ferramentas de viagem e o conhecimento necessário para resistir ao uso de shadow IT, as organizações podem proteger-se a si próprias, aos seus colaboradores e ao futuro dos programas de viagem, colhendo os benefícios das viagens de negócios sem riscos.O conteúdo Shadow IT e IA são o problema invisível que está a comprometer as viagens de negócios aparece primeiro em Revista Líder.